ODU研究基金会与赞助项目相关的政策和程序旨在促进遵守法律法规，同时为主要研究人员和研究基金会管理层和员工提供一个有凝聚力的框架，以准备和提交准确和高质量的提案，并以高效和诚信的方式管理奖励.
bet8体育娱乐入口研究基金会的政策是遵守所有美国出口管制法律和法规, 包括美国商务部的《bet8体育娱乐入口》(EAR)和美国国务院的《bet8体育娱乐入口》(ITAR)，以及美国财政部的外国资产控制办公室(OFAC)。. 这项政策适用于所有教员, 工作人员, 以及受雇于研究基金会或受雇于bet8体育娱乐入口的学生，并在赞助项目赠款或协议下进行工作.
联邦政府越来越关注保护信息和技术不被泄露，而这些信息和技术对美国经济至关重要.S. 经济活力或有助于国际对手的军事能力. 出口法律法规限制使用和获取这些信息和技术. 所有教职员工和学生都必须遵守这些法律法规. 如有违规, 可以适用刑事处罚, 包括巨额罚款和监禁.
请参阅 研究基金会的审查和文件清单 有关其他关键术语的附加信息和定义.
出口
这个词 “出口” 受管制实物的装运是否需要出口许可证或受管制信息的转移, 包括技术资料, 给美国境外的个人或实体. 涉及披露受管制资料的出口, 包括技术资料, 在美国的外国公民有时被称为 “出口”.
外国国家
A “外国人” 不是美国合法永久居民的自然人(或公司或其他实体)-那是什么, 没有获得“绿卡”的人.”
受控物理项目
"受管制实物项目" 意思是双重用途.e., 民用和军用, 《bet8体育娱乐入口》(EAR)第22 CFR§121条所列的商业管制清单上的技术和《bet8体育娱乐入口》(USML)第15 CFR§774条所列的国防用品, 增刊. 《bet8九州登录入口》第1条.
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任何研究基金会员工或大学社区成员在开展某些活动之前必须考虑是否有出口管制. 这些活动包括发起一项新的资助或未资助的研究工作, 允许访问当前的研究, 允许外国公民参与研究活动, 或者从第三方接收受控材料.
遵守出口管制条例的主要责任在于首席调查员。, 因为他或她对所涉及的技术和工具有最好的理解. 提交资助提案时, PI将在对提案传送表(“蓝表”)第25项的答复中表明项目是否涉及外国国民或外国. 如果对提案传送表第25项中任何筛选问题的回答为“是”，则PI应填写出口管制清单表. 在出口管制核对表上提供的额外信息将有助于评估是否需要政府批准使用受管制的实物物品或受管制的信息. 执行主任和大学的许可经理可以协助教师, 工作人员, 和学生在这些规定下评估他们的活动. 项目工作开始后，项目负责人应通知执行主任? 许可管理器? 别人?]在实施任何可能导致实施出口管制的改变之前, 例如工作范围的变化或项目中增加新员工或学生. 如果确定出口管制适用于该项目, 调查人员必须严格遵守任何适用的限制，并充分配合监督遵守情况的努力. PI将被要求签署关于处理出口管制信息的证明表格，以证明她或他了解出口管制法规以及与不遵守相关的处罚.
研究基金资助 & 合同管理员(gca)将审查研究协议的出口管制语言以及限制获取或禁止发表研究成果的条款或规定, 限制外国人参与研究, 否则将使基础研究排除不适用. 如果这些条款不能通过谈判消除, 如果出现这种情况，则不适用出口管制条例的排除或豁免, GCA将与PI协商，以确定研究中使用的技术或其他材料是否包括在《网站登录》或《bet8九州登录入口》上. 与牌照经理协商, 执行主任将就出口管制条例是否适用于该项目作出最后决定，并就该决定向PI发出书面通知, 系主任, 院长, 以及研究副总裁. 本通知还将概述在研究中实施的合规措施的任何建议.
ODU研究基金会为赞助项目下的货物和服务采购提供服务, 酌情帐户和ODU研究基金会的运作费用. 采购政策和程序的设计符合2 CFR第200部分统一管理要求中的采购指导方针和成本原则, 成本原则, 和48 CFR第31部分的联邦奖励审计要求.与商业组织的合同(联邦采购条例(FAR)).
研究基金会对每一笔采购交易的目标都是尽可能获得最佳价值. 研究基金会努力通过使用具有适当条款和条件的合同和采购订单来采购大多数商品和服务，以适当地保护研究基金会和供应商. 当政策要求投标时, 这些审查应在公开和竞争的基础上进行，不得偏袒. 有兴趣的供应商将得到公平和公正的考虑.
只有财务和行政部门正式指定的人员才有权发出采购订单. 与采购订单相关的所有合同或协议必须根据研究基金会的签字授权签署. 个别院系或学院不得代表研究基金会签订合同或协议. 合同, 建议, 或由部门直接签署并退还给供应商的意向书可能被研究基金会拒绝，并且可能对研究基金会没有约束力.
财政责任和问责制深深植根于预算的概念以及随后将实际执行情况与预算进行比较. 采购决策是由首席研究员(PI)基于项目将在其批准的预算范围内执行的信念做出的. 如果预算资金不可用，采购申请和其他支出申请将不处理赠款或合同. 赞助项目人员有责任确保采购符合合同规定, 执行期限和预算的可用性.
研究基金会购买有形个人财产免征弗吉尼亚州销售税, 合格的熟食和餐饮服务. 采购部门可提供免税证书，并应与任何采购一起使用.
主要研究人员(pi)负责通过提交包括详细规格和/或要求的采购申请单和/或投标请求，向研究基金会传达他们的需求. 每个订单必须提交单独的申请单. 在某些情况下，pi被授权使用采购卡(美国银行Visa卡).
在使用研究基金会以外的资源获取商品和服务时，pi必须遵守研究基金会的政策. 发给pi和部门人员的采购卡单次采购限额为$2 000.
预付费购买，如会议注册, 会费, 订阅期刊是需要申请的, 但不是采购订单.
PI或委托必须提交采购申请单以开始采购流程. 请购单可以使用“采购物资请购单”以纸质形式提交, 服务, 设备, 其他“形式”或以电子方式从 ODURF网站. PI或代理人必须拥有有效的MIDAS帐户才能访问电子申领系统.
| 购买金额 | 报价要求 |
|---|---|
| 5,000美元或以下 | 不需要报价. 向ODU研究基金会采购部门提交标准申请单. |
| $5,001 to $25,000 | 需要三份报价. 电话，互联网或目录参考是可以接受的. |
| $25,001 to $100,000 | 需要三份书面报价. 书面报价必须附在申请单上. |
| 超过100000美元 | 密封投标. 首席研究员必须提供书面说明. ODU研究基金采购部门应协调投标建议和评标过程. |
州和GSA合同-弗吉尼亚联邦或总务管理局(GSA)合同涵盖的任何项目, 不管金额多少, 是否不受上述指引规管.
单一来源论证-单一或唯一来源的论证应包括规定产品的独特性能因素, 为什么需要这些特定的因素，还有哪些产品被检查过，为什么被拒绝. 设备组件或兼容性证明必须确定兼容设备和从谁购买的供应商.
对放射性和生物危害物品的要求必须由相应部门的适当官员批准, 任何管制物质的申请都必须附有DEA表格222.
采购订单项目被部门收到并检查后, 部门必须签署收货表格，表明订单已完成或部分完成, 附上装箱单的复印件(如果有的话)并发送给应付账款. 在处理付款之前，部门必须确认订单已收到或服务已执行.
如果发票和采购订单之间有任何差异, 采购服务部和请求部门必须在发票付款前解决所有问题.
大多数供应商在任何退货之前都要求退货授权. 采购人员可以在退货过程中提供协助. 如果收到任何损坏的货物，必须立即通知采购.
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请参阅 研究基金会的审查和文件清单 有关其他关键术语的附加信息和定义.
出口
这个词 “出口” 受管制实物的装运是否需要出口许可证或受管制信息的转移, 包括技术资料, 给美国境外的个人或实体. 涉及披露受管制资料的出口, 包括技术资料, 在美国的外国公民有时被称为 “出口”.
外国国家
A “外国人” 不是美国合法永久居民的自然人(或公司或其他实体)-那是什么, 没有获得“绿卡”的人.”
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财政责任和问责制深深植根于预算的概念以及随后将实际执行情况与预算进行比较. 采购决策是由首席研究员(PI)基于项目将在其批准的预算范围内执行的信念做出的. 如果预算资金不可用，采购申请和其他支出申请将不处理赠款或合同. 赞助项目人员有责任确保采购符合合同规定, 执行期限和预算的可用性.
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主要研究人员(pi)负责通过提交包括详细规格和/或要求的采购申请单和/或投标请求，向研究基金会传达他们的需求. 每个订单必须提交单独的申请单. 在某些情况下，pi被授权使用采购卡(美国银行Visa卡).
在使用研究基金会以外的资源获取商品和服务时，pi必须遵守研究基金会的政策. 发给pi和部门人员的采购卡单次采购限额为$2 000.
预付费购买，如会议注册, 会费, 订阅期刊是需要申请的, 但不是采购订单.
PI或委托必须提交采购申请单以开始采购流程. 请购单可以使用“采购物资请购单”以纸质形式提交, 服务, 设备, 其他“形式”或以电子方式从 ODURF网站. PI或代理人必须拥有有效的MIDAS帐户才能访问电子申领系统.
| 购买金额 | 报价要求 |
|---|---|
| 5,000美元或以下 | 不需要报价. 向ODU研究基金会采购部门提交标准申请单. |
| $5,001 to $25,000 | 需要三份报价. 电话，互联网或目录参考是可以接受的. |
| $25,001 to $100,000 | 需要三份书面报价. 书面报价必须附在申请单上. |
| 超过100000美元 | 密封投标. 首席研究员必须提供书面说明. ODU研究基金采购部门应协调投标建议和评标过程. |
州和GSA合同-弗吉尼亚联邦或总务管理局(GSA)合同涵盖的任何项目, 不管金额多少, 是否不受上述指引规管.
单一来源论证-单一或唯一来源的论证应包括规定产品的独特性能因素, 为什么需要这些特定的因素，还有哪些产品被检查过，为什么被拒绝. 设备组件或兼容性证明必须确定兼容设备和从谁购买的供应商.
对放射性和生物危害物品的要求必须由相应部门的适当官员批准, 任何管制物质的申请都必须附有DEA表格222.
采购订单项目被部门收到并检查后, 部门必须签署收货表格，表明订单已完成或部分完成, 附上装箱单的复印件(如果有的话)并发送给应付账款. 在处理付款之前，部门必须确认订单已收到或服务已执行.
如果发票和采购订单之间有任何差异, 采购服务部和请求部门必须在发票付款前解决所有问题.
大多数供应商在任何退货之前都要求退货授权. 采购人员可以在退货过程中提供协助. 如果收到任何损坏的货物，必须立即通知采购.